5条帮助你更快实现目标的捷径

2016-03-28 作者:Michael Kilkelly 来源:archdaily 浏览:

\

  2016年已经过去三个月了,现在已经到了反省自己过去工作,调整自己来实现今年目标的时候了。为了更好地帮助你做到这一点,我们带来了5个让你脱离冬天的困倦,在今年更有效工作的方法。

\

  1. 设计你的工作

  我们是建筑师,我们的生命在于设计。我们拥有一套严格的方法,来综合不同的要求,提供整体性的解决方案,同时满足功能和美学上的需求,无论设计的是规划方案、住宅、墙壁剖面还是屋顶细节。

  但是你有没有设计过自己的工作呢?你可以在工作中利用这套相同的流程吗?当然可以就像面对许多设计中的问题,你需要首先确定最终的目标是什么。你怎么定义成功?是赢得一个设计奖项?及时经济地设计一座零能耗建筑?还是获得提拔?

  确定自己的目标之后,就可以开始利用80 – 20 法则来决定你需要做哪些工作来达到结果。仅仅关注那些能为最终结果带来高价值的工作,而忽略其他的东西。对于那些无法让你更加接近目标的东西,忽略并删除它们就好。有时你会不由自主地从事某些工作,但是要知道在它们上花的努力与最终的结果是无关的。

  另一个方法是从开始到结束列出你的大纲 (头脑地图(mind maps)会非常有效)。看看其中有那些步骤是可以去除的。为每一个步骤创造创建列表保证其中不会有什么部分缺失了。

  最后,查看你一周中大块的时间。划去不可避免的会议和约会。把其他的时间分成1到2小时的块状时间。把这种划分放在你的时间表上。为每个时间块制定现实的计划。确定在你完成每一个时间块后有一定的休息时间。这样你就赢得了时间。

\

  2. 关注你的时间

  时间是最珍贵的资源。每个人一周有168个小时。不多不少。确保每个小时都有价值地度过。

  高效的时间管理必须要走在时间的前面,而不是比你的时间慢一步。一周工作中的每一个小时都必须做出计划。设计你一周的时间,让时间块帮助  你更有效地工作。有时工作中会出现突发情况,但你至少能保证其中80%的时间。这样剩下的部分就可以处理突发情况和突然的约会。

  另外,进行更少的工作,而非更多。我们曾经因为加班或是熬夜工作而被赞赏,但这样做是没有效率的。花费更多的时间并不一定意味着更好的结果,特别是在你已经连续工作了50个小时之后。通过更少地工作,你需要关注真正重要的部分,不要花太多时间来做其他的事情。

\

  3. 管理你的信息

  我们每天都被无数的信息包围着。有研究显示现在我们每天接收的信息是1986年时的五倍!其中有些信息非常重要,但是其他的并不是。所以我们需要注意应该关注哪些信息,忽略哪些。

  首先,不要让你的工作环境过于杂乱。所有的图纸和杂志都会使你分心。清理你的桌子,就像清理你的头脑。只把当前工作需要的物品摆在你的桌子上。

  然后,关闭你的电子邮件,Slack 以及其他社交媒体的提醒。你不需要在别人发布信息时就知道。计划你查询电子邮件和社交媒体的时间。不要让它们使你从真正的工作中分心。

  查看你的日程,尽量减少你参加的会议。对于每个会议,都询问它们是否必要,电子邮件或是一通电话能否获得同样的效果?如果会议确实是必要的,在你的计划中明确标注出它。在会议开始时就反复重申你们的目标,确保所有东西都按部就班。另外,试图通过站立会议或是散步会议的方式缩短会议的时间。

  最后,在阅读邮件之前先处理邮件。为你所有的项目创建文件夹,利用过滤程序把邮件分类放置。如果想要寻找某一客户的邮件,你可以不用在收件箱里寻找,只要查看某一文件夹里有没有新邮件就可以了。

\

\

  5. 让你的任务自动操作

  懒惰地工作。真的要懒惰地工作。如果你每周要重复五次做同一项工作,那么就想办法让工作自动完成,或是干脆外包这项工作,这样你就可以去做其他事情。外包时你可以找你们公司的什么人来完成这项工作,或是真正意义上地去外包,利用 Fancy Hands 这样的资源。从研究到校队等工作我都在利用它们的资源。

  尽可能地利用模板。我们都有一些日常需要发送的邮件。你应该利用模板而不是每次都重新撰写它们,这样在需要的时候就可以重新发送。办公室中的常规文件也是如此。如果你需要不止一次地发送某个文件,那么创建一个模板。你的公司需要某些模板吗》你可以看看 Eric Reinholdt 的建筑事务所的创业家启动套( Startup Toolkit)。我自己的事务所中就在利用这一工具。

  下面是最后但是最重要的东西,它会为你的事业带来巨大的利益。学会编程。我真的是这个意思。我非常鼓励建筑师来学习编程。我曾经写了一个博客来告诉大家这一点。学会编程会让你更加系统化地思考,同时更加有效率。不知道如何开始?这里有一些很好的资源。如果你想要学习如何在 Revit 中编程,那么可以查看我的网络教程,Mastering Revit Macros。

  最后一件事

  不要仅仅关注工作。记得要关注你自身。保持充足的睡眠。吃些好的。深呼吸。事业是一项马拉松,而不是短跑冲刺。保护好你自身最重要的财产,你自己!

  图片来自 Shutterstock.com