二八法则:用更少时间产出优质工作

2016-08-02 作者:Michael Kilkelly 来源:archdaily 浏览:

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  《运用用二八法则更聪明地工作》这篇文章首次发布在 ArchSmarter网站。

  “让我看看你的工作清单”,我是一名刚从建筑系毕业的学生,目前作为一名建筑设计师正面临人生的第一个项目,距离交图期限只有一周的时间了,项目主管让我把余下的事务列出一个清单。

  “这是我还需完成的十件事”,我把清单交给主管,“很难给它们分出优先级,每件事都非常重要啊”。我有幸能与一位经验丰富的项目经理合作,她不仅极有耐心,并且将带领年轻的建筑系毕业生作为己任,不断将他们培养为成熟的建筑师。

  “所以你认为设计定制衣帽挂钩和形体比例微调一样重要啰?”,她挑着眉问我。

  “呃……我认为……不,这样放在一起比较就不是了……”,我结结巴巴地回答。

  “还有”,她接着说,“你认为卧室地砖的图案和完成入口门厅的设计一样重要吗?”

  “不是的,只是……”

  她举起手止住了我的尴尬,说“我们只剩下一周了,我希望你能从这张清单里选出两件对方案影响最大的任务,并且只做这两件事,别的都不用管。”

  “那就不设计定制衣帽挂钩了?”我不敢相信。

  她并没有职责我,而是笑了笑说:“作为建筑设计师,很大一部分工作是找出对方案最重要的部分,这决定着整个方案的成败。接下来就是要专注于这些最重要的工作,其它的部分都属于干扰项,比如说你的衣帽挂钩。”

  “好的,我懂了……就两件最重要的事”,我心里重复着回到了工作台。

  收起受伤的玻璃心,我卷起袖子迅速投入了工作。这个项目并没有获得什么奖,但客户对成果非常满意,很快又邀请我们参与到另一个项目中。

  虽然我当时对“二八法则”并不了解,那确实是我第一次接触到它。

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  运用“二八法则”聪明地工作

  1896年,一位叫帕累托的意大利经济学家发布了一篇论文,文中表示意大利80%的土地是被20%的人所占有。帕累托调查了其它国家的情况,发现这样80/20的财富分配现象是十分普遍的。

  到了1941年,一位叫约瑟夫·朱兰的管理顾问将帕累托的研究成果应用于质量问题,发现“二八”分配法则确是普遍存在的,他发现80%的质量问题是由20%的事件引起的,朱兰称这样的现象为“重要的少数与琐碎的多数”,也称“帕累托法则”或者“二八法则”。

  “二八法则”认为,成果中80%仅仅来自你20%的付出。从本质上说,你的努力只有一部分(20%)在很大程度上(80%)决定你的成功和幸福。当然20%和80%并不是非常准确的数字,只是为了说明投入和结果的不均衡性。

  所以我们如何把它应用到建筑设计呢?

  想想自己的工作,你是否可以发现投入产出的二八法则规律呢?比如说某天,完成80%的工作大概只花了20%的时间,或者80%的时间都花在了方案20%的区域上。

  一些应用二八法则的建议:

  如果公司80%的收入来自20%的客户,就请精心维护这些合作关系。
  如果80%的邀请书来自于20%的建筑类型,就请注意该领域的文件归档。
  如果公司80%的市场照片来自20%的建筑,就请在该领域投入更多设计资源。
  这些小技巧可以帮助你找出至关重要的20%,因为它们才是决定结果的主要方面。在我的故事中,项目负责人帮助我找出了清单里10项工作中最重要的两件,它们会对项目成果产生巨大影响。

  当面对繁杂的任务时我们很容易陷入细节,而迷失了对重要环节的把握,就像我,很容易将清单上的任务视为同样重要。千万不要陷入努力工作的悖论,而是要采取批判的态度看待眼前的工作,并坚持将注意力集中在最重要的工作上,相信我这样一定会大大增加工作效率。

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